過去にエクセルで求職者や求人を管理していたクライアントからお聞きした、
「エクセルでデータ管理をしたことで生じた7つの損」についてお伝えできればと思います。
もしエクセルではなく、別の選択肢を選んだ場合に得られる機会費用とは何か？
貴社の人材ビジネスの課題解決や成長へのヒントになれば幸いです。
スピード
いかに良い候補者やネットワークを持っていても、競合他社の方が圧倒的に速いスピードで求職者やクライアントにアプローチしているようなら、それは自転車が自動車と競争して勝とうとしているようなものです。
現在のリクルートメントにおいて、なによりも重要なのがスピード。他社よりも速く求職者にアプローチし、求人案件を紹介しないとゲームオーバーになってしまうので、そのスピードを可能にするシステムが無いというのは致命傷になりかねません。
ビジネスの拡張可能性（スケーラビリティ）
人材紹介ビジネスを立ち上げた際、費用面の事を考え、エクセルを利用して求職者や求人情報を管理する企業様がおります。その企業が成長し、従業員を採用した際、エクセルでのデータ管理ですと、各コンサルタントが同じエクセルを使わなければならず、「誰が、いつ、何」を入力したのかなど、判別するのが非常に難しくなります。 また多くの場合、各コンサルタントが固有の方式でデータを入力してしまうため、同じ形式で入力された、統一されたデータを持つことが難しく、コンサルタントを増やしていくと、問題を更に大きくしてしまいます。 求職者管理システムであれば、全てのコンサルタントが同じ方法でシステムを利用することで、業務フローやデータが統一性を保ち、効果的にデータをトラッキングができ、更にコンサルタントが増えても問題になることはありません。
セキュリティ
エクセルですと、やはりセキュリティの問題があります。誰もがエクセルやスプレッドシートのデータにアクセスができるという事は、逆に言えばデータのコピーやデータの持ち出しが容易に行える環境を提供しているということでもございます。 中にはセキュリティの面を考え、複数のエクセルでデータを管理している企業様もあるかもしれませんが、そうすると今度はデータ管理やデータのトラッキングが難しくなります。 求職者管理システムであれば、ログイン情報やデータの変更など、「誰が、いつ、何を」行ったのかが容易にトラッキングでき、データコンプライアンスを保持できます。
データ入力と各種書類
エクセルの場合、データ入力はすべて手作業によるものですし、関数やテーブルを設定しないと、別のシートのデータと連携させることはできません。 求職者管理システムであれば、各種データが連携するだけでなく、レジュメなどの書類を自動で読取り入力してくれる機能や、その他の自動インポート機能などがあり、コンサルタントがデータ入力や管理に割く時間を必要最低限に抑えることができ、本来のリクルーティング業務に集中することができます。 また求職者やクライアントからの書類を、求職者、クライアントのデータと一緒に保存できたり、求人票やキャリアシートなども簡単に作成できます。 さらに、リアルタイムで更新された最新の情報を社内で簡単に共有できるようになります。 現在のリクルーティングマーケットでは、コンサルタントからの意味のない電話に我慢してくれる求職者やクライアントはおりません。 ですので、システムで事前に最新の情報をチェックし、求職者やクライアントから「前言ったよね！？」と言われないよう、”Smart Call（スマートコール）” を行い、信頼を失わないすることが大切です。
検索
最新の情報と同様に、求職者管理システムなら検索は非常に効果的です。 求職者情報、メモ、職種やスキルなどのカテゴリー、添付ファイルなどなど、一度に同時に検索を掛けられます。 このような検索機能があれば、多数のエクセルシートや添付ファイルを個別に何回にもわたって検索する必要がなく、最適な求職者をすばやく簡単に見つけられます。
レポーティング
エクセルでレポートを作成するとなると、たくさんの手順を設定する必要がありますし、誰がいつ何をしたかの情報を抽出するのは、それこそ大変な業務となります。 システムであれば、期間や頻度など必要な情報を設定するだけで、リアルタイムで更新されたレポートを簡単に作成できます。正確なレポートがあるからこそ、貴社のビジネスをリアルタイムで分析し、生産性を高め、売上拡大につなげることができます。
コスト
結局のところ、人材ビジネスにとって、データこそが会社の資産であります。 より正確な、統一感のある、最新のデータこそが、ますます競争力が求められる人材ビジネスで勝利を収める強力な武器となります。 もし現在エクセルでデータ管理をされているようであれば、今こそTamago-DBを導入し、次のステージに進みましょう。
